Ventajas de las oficinas virtuales

Ventajas de las Oficinas Virtuales

El teletrabajo está estrechamente ligado a las Oficinas Virtuales porque ambos implican tener empleados trabajando desde otro lugar fuera de una oficina tradicional. El trabajo a distancia se ha hecho muy popular entre los empresarios y emprendedores porque al ser el concepto relativamente nuevo, da muchas opciones de uso por lo que cada lugar puede establecer sus propios parámetros de funcionamiento. Y en general son muchas las ventajas que otorga trabajar con una Oficina Virtual.

Por ejemplo, se ha comprobado en EEUU, donde las oficinas virtuales no son nada nuevo, que éstas mejoran en gran medida el desempeño por parte de los empleados dando como resultado: crecimiento de la productividad, mejora de la moral y compromiso, mayor dedicación, baja en las pérdidas por enfermedad y mejoras en la retención y reclutamiento de empleados.

Beneficios Económicos de las Oficinas Virtuales

1. Es mucho más barato

Las oficinas virtuales son mucho más baratas. No hay necesidad de pagar un arriendo, ni gastos comunes, ni cuentas, etc., por tener un espacio físico. Esto evita pasar estos gastos a los clientes y permite aumentar el margen de ganancia que se puede invertir para optimizar el servicio de la empresa. Se puede acceder a una dirección comercial que de una buena impresión por un costo mucho menor. Y si el centro de negocios ofrece una buena infraestructura, no será necesario pagar un arriendo completo para mantener una sala de reuniones que solo usará unas cuantas veces al mes. En cambio puede por un dinero extra, alquilarla en su centro de negocios. Como se puede ver, esto es, por supuesto, mucho más barato que alquilar espacio en el centro de la ciudad, pagando sólo por la dirección y desembolsando grandes cantidades de dinero para implementar la oficina.

2. Niveles de Productividad

Una empresa obtiene grandes ganancias cuando prefiere un Oficina Virtual y envía a sus empleados a casa para trabajar desde ahí. Se pasa de perder tiempo vigilando a los empleados cuando llegan a la oficina, a establecer metas específicas. De ahí en más se ve un aumento inmediato en la productividad. Esto es así porque los trabajadores saben que mantener su trabajo depende de lograr esas metas y ojalá, excederlas. Y se puede identificar rápidamente quien no las cumplió porque no hay nadie alrededor para que lo cubra o justifique, así es más fácil tomar medidas al respecto.

3. Ahorro en tecnología

Los empresarios pueden trabajar con las herramientas tecnológicas que ellos elijan pero es responsabilidad de los empleados hacerse de ella y actualizarla cuando les convenga. Si bien hay trabajos donde es necesario el contacto personal con los clientes, como los médicos o terapeutas por ejemplo, una empresa que opta por trabajar con oficina virtual se verá beneficiada de manera importante por las fuertes ventajas que da la tecnología hoy en día para lograr esto ya que cada vez son más baratas.

4. Escalabilidad Superior.

Con una oficina de bienes tangibles, el aumento de su personal a menudo requiere trasladarse a un espacio más grande. Pero con un equipo virtual, puede ampliar su negocio sin tener que preocuparse acerca de cuánto más metros cuadrados necesitará. Y no tendrá que preocuparse por el aumento de la energía, como gastos en calefacción y aire acondicionado.

Beneficios Administrativos y de Gestión

1. Adaptabilidad de las Oficinas Virtuales

Todas aquellas áreas que requieren muy poca interacción personal, son muy apropiadas para funcionar con una oficina virtual. Y todos aquellos individuos que trabajan mejor independientemente son a menudo los más felices con las oficinas virtuales.
Cuando el negocio llama por horas de trabajo flexibles, las oficinas virtuales crean una oportunidad para la gente de trabajar donde sea que ellos prefieran y desde donde sea que estén.

2. Ahorro en tiempo de viajes a la oficina.

Gran parte del día puede ser dedicado a los deberes laborales, proyectos y otras responsabilidades relacionadas con su negocio porque se elimina el tiempo de ida y vuelta al y desde el trabajo. En áreas densamente pobladas, sólo las idas y vueltas al trabajo toman más de 10 horas a la semana. Los teletrabajadores en cambio pueden usar ese tiempo ahorrado y dedicarlo a avanzar más en el trabajo o en cultivar una vida social, importante también para la vida laboral o compartir más con la familia. Cada día un trabajador gasta en promedio 3 horas en prepararse para ir al trabajo y en transporte. Al trabajar con una oficina virtual ese tiempo se puede usar directamente trabajando. Por lo mismo los empleados se vuelven más productivos y están más enfocados en su labor.

3. La flexibilidad laborar lleva a menos días de vacaciones para cosas importantes.

Al disponer de su tiempo, podemos trabajar en horarios poco comunes sin mayor problema en usar horas productivas para avanzar en otras áreas del negocio, como reuniones por ejemplo, porque se podrá cubrir ese tiempo de trabajo más adelante sin necesidad de saltarse vacaciones para recuperar tiempo.

4. Tener acceso a trabajadores talentosos de todo el mundo.

Si se quiere ganar clientes en el extranjero, usted puede conseguir un trabajador en ese país por solo una vez a la semana o lo justo necesario para atender el trabajo en otro lugar. Puede armar un equipo de ventas o asesores y ampliar grupo de candidatos desde una Oficina Virtual.
Los lugares de trabajo virtual también proporcionan a la empresa una piscina mayores opciones de recursos humanos, ya que podrá elegir entre los mejores y más capaces empleados para el trabajo, independientemente de su ubicación. Esto es definitivamente una ventaja para áreas como la tecnología de la información y la informática, donde algunos puestos requieren conjuntos de habilidades y experiencias muy específicas que pueden ser difíciles de encontrar localmente. Entonces, se pueden contratar trabajadores extranjeros mejor preparados sin la necesidad de gastar en relocalizarlos en su país.

5. Servicios de gestión

Un empresario que escoge la oficina virtual para desarrollar su negocio, necesita de apoyo administrativo puntual y específico que un buen Centro de Negocios dará, proporcionando servicios de Asistencia Administrativa. Los buenos proveedores actuarán como si fueran parte del equipo del profesional, empresario o emprendedor, ofreciendo los servicios de manera profesional. Esto ayuda a reducir en gastos de administración. Esta es una de las grandes Razones porque servicios como oficinas virtuales serán cada vez más populares, porque dado que las empresas buscan cada vez más la flexibilidad y la tecnología sigue desarrollándose, se podrán ofrecer servicios rentables, obteniendo una dirección en el centro de la ciudad y una serie de otros servicios de Asistencia Administrativa de forma virtual.

Beneficios para los Empleados

1. Los empleados se activan más fácilmente.

Pasar más de 11 horas al día sentados aumenta el riesgo de muerte en un 40% dentro de tres años. Cuando un trabajador no está encadenado a un puesto de trabajo, tienden a moverse más lo cual mejora la calidad de vida del empleado.

2. Más empleados pueden trabajar en la oficina

Si se tiene un espacio limitado en tu oficina, dar la opción a tu equipo de trabajar desde su casa puede permitir a más trabajadores que viven cerca, trabajar en la oficina con el espacio que los empleados que viven más lejos deja vacante. Gastar en un espacio permanente para todo el personal no tiene sentido, pero una dirección central con un lugar para reuniones con clientes, es vital. Además, la gente es más feliz al trabajar sin las complicaciones de tener que compartir con muchas personas un espacio físico en común.

Beneficios para el Empresario o Profesional

1. Hace posible para el propietario de un negocio llevar varios negocios a la vez.

Lo único necesario para esto es un buen software que permita manejar varias líneas de negocios, una base de empleados diversos y múltiples socios de negocios. Se puede agregar otro número a tu oficina virtual para tu negocio paralelo. Esto permitirá ahorrar en costes se tendrían que afrontar en caso de tener una oficina física. Si eres dueño de una empresa y quieres más flexibilidad, una oficina virtual es la opción.

2. Baja la rotación de trabajadores.

También baja la rotación de trabajadores porque estos se encuentran más felices y satisfechos por su forma de trabajo y desempeño. Los empleadores más jóvenes encuentran en el trabajo virtual tremendos beneficios. Las oficinas virtuales ofrecen flexibilidad y la comodidad de poder trabajar de manera independiente sin necesidad de seguir reglar como código de vestir u horarios de trabajo rígidos. A su vez, el teletrabajo es muy atractivo para algunos trabajadores porque les permite evitar interrupciones innecesarias de parte de compañeros de trabajo o jefes que puede mermar la concentración y la productividad.

Beneficios Sociales

1. Beneficios ambientales

El trabajo virtual beneficia el medio ambiente porque menos gente está viajando en auto, buses o metro lo que disminuye la cantidad de emisiones de gases y también hace decrecer el consumo de bencina. Además baja la congestión vehicular. Si pensamos en cuánto tiempo y bencina se gastan en transporte solo por el concepto de embotellamiento vehicular, y de la contaminación que genera, lo más probable es que la cifra nos alarme.