Tips para manejar una oficina virtual

Tips para manejar una Oficina Virtual

Si Usted está pensando en contratar una Oficina Virtual, está pensando de una manera visionaria. Son indiscutibles sus ventajas económicas por cuanto permiten ahorrar en arriendo y gastos de operación pero además, ayudan a evitar pérdida de tiempo en el trabajo. En una oficina física los empleados pierden tiempo entre reuniones, se distraen con los compañeros de trabajo y toma tiempo concentrarse en la labores directamente relacionadas con la producción.

Esto nos lleva a pensar que el trabajo real no ocurre en nuestro lugar de trabajo. La mayoría de las personas sacan la mayor parte del trabajo en otros lugares y momentos que no son las horas de oficina, como por ejemplo en casa, su auto, tarde en la noche o temprano en la mañana. Entonces es ahí cuando pensar en una Oficina Virtual es una opción válida para el desarrollo de una empresa. Pero, ¿cómo podemos administrar eficientemente una Oficina Virtual? ¿Cómo podemos sacar más ventajas de este servicio?

Orden y organización

Es importante trabajar de manera disciplinada y tener un orden. Es buena idea fijarse horarios para trabajar y organizar bien el día a día ya que al estar en casa es fácil perder tiempo en tareas del hogar o distraerse. Por otro lado, es recomendable mantenerse presentable en caso de que salga una reunión inesperada o un contacto por Skype. Evite a toda costa la inercia y la dilación del tiempo y organice su tiempo.

Escoja un espacio fijo para trabajar

Puede ser en la comodidad de su casa o en un café, como sea es bueno que fije un lugar donde tenga todas sus herramientas a mano y pueda atender sus negocios de manera ordenada.

Horarios de trabajo

Si usted tiene empleados a su cargo, debe ser claro en los horarios, fechas importantes, plazos y fechas de reuniones. Fijar disponibilidad de la recepcionista y secretaria virtual y en general exigir que sus empleados se atengan a sus horas. Establezca desde un principio qué medio usará para comunicarse y los horarios. La comunicación es clave a la hora de afrontar problemas por lo tanto estar bien conectados es vital.

Gestión de personal

Al contratar una persona debe cerciorarse que sea perito en el uso de tecnologías tanto para comunicarse como para trabajar. Asegúrese de que entienda las normas y que sea responsable y honesta. Tenga claro que la mayoría de las personas trabajan mejor con un supervisor. Por eso es mejor contratar a quienes ya tengan su negocio online o que tengan experiencia trabajando en casa o a distancia. Busque gente independiente y disciplinada, con iniciativa. Asegúrese de que estén conectados durante las horas de trabajo mediante videollamada o Skype y chequee las horas de trabajo. Explíqueles lo que se espera de ellos porque es fácil eludir responsabilidades desde el trabajo en casa por lo que si alguien no funciona, trate con su empleado de inmediato para asegurar su rendimiento.

Establezca lo que busca de una Oficina Virtual

Al tener claro qué servicios va a necesitar para desarrollar su trabajo o negocio, Usted podrá comparar mejor entre los centros de negocios que ofrezcan este servicio. Por ejemplo, defina qué tipo de llamadas son importantes para su empresa y cuales pueden esperar, o también cómo quiere que sus clientes sean atendidos por la secretaria. Todas estas son cosas que le ayudarán a elegir mejor una Oficina Virtual y la imagen que quiere proyectar.

Use software como herramientas de trabajo

Actualmente existen excelentes programas computacionales que hacen posible el trabajo en una Oficina Virtual. Softwares como Skype, uno de los favoritos, o GoTo Meeting, son herramientas indispensables para optimizar el tiempo de trabajo y producción. Demás está decir que son imprescindibles los programas de mensajería instantánea como Whatsapp para mantener una comunicación segura. Sin embargo, es aconsejable darle tiempo a la comunicación cara a cara por lo menos una vez al año para fortalecer relaciones de negocios o para evaluar cambios en el trabajo en equipo.