Oficinas virtuales: Un servicio en alza

Oficinas Virtuales: Un servicio en alza

En los últimos años se ha ido notando que los emprendedores evitan las oficinas tradicionales y prefieren las oficinas virtuales. Un reciente estudio financiero en Estados Unidos de fines del año de 2010 evaluó 442 centros de negocios de oficinas, mostró una significativa aceleración en el crecimiento de oficinas virtuales, de 8% en 2008 al 18% en 2009.

Este crecimiento es atribuido a numerosos factores como la recesión económica del 2009, cambios de hábitos en el lugar de trabajo, preferencias personales y por el crecimiento y mejora de tecnologías baratas que habilitan a los emprendedores para trabajar lejos del tradicional espacio de oficina. Las oficinas virtuales ofrecen a los empresarios todo lo necesario para manejar un negocio en un entorno profesional, incluyendo una dirección de correo permanente, número de teléfono y atención de llamados, sumado a salas de reuniones, apoyo administrativo y servicios de negocios. No es sorprendente entonces que más y más empresas de todos los tamaños estén escogiendo todas estas opciones como el mejor medio para lanzar un negocio y testear nuevos mercados.

Aparte de los emprendimientos, las oficinas virtuales son a menudo la elección por empresas que buscan reducir costos y organizar su lugar de trabajo alineando las necesidades de la empresa con la fuerza de trabajo de tanto los trabajadores móviles como aquellos que trabajan desde casa, en vista además, de la necesidad de mejorar su imagen profesional y la red de negocios.
Varios centros de negocios en el mundo han visto cómo las oficinas virtuales ha sido el servicio que más ha crecido dentro de esta industria en los últimos cinco años.

En los últimos dos años ante la notoria caída de la economía mundial se han perfilado además como una solución ideal para emprendimientos y medianas empresas. Las oficinas virtuales proveen un gran retorno a la inversión para estos grupos y por lo tanto para los centros de negocios. De acuerdo a las estadísticas en Estados Unidos, más de dos tercios de los trabajadores norteamericanos están relacionados en algún tipo de trabajo virtual, casi la mitad vinculados a trabajo virtual al menos una vez a la semana y un cuarto lo hace diariamente. La vasta mayoría de ellos están de acuerdo con que el trabajo virtual ahorra tiempo y dinero a las empresas.

Muchos de ellos, aman la flexibilidad que encontraron para sus negocios a través de innovadoras soluciones para trabajar ya que hace fácil expandir el negocio hacia otros mercados y ajustarse a sus necesidades. Los contratos a corto plazo y las salas para conferencias dan comodidades más que suficientes para que las empresas se puedan desarrollar.

Un creciente número de trabajadores están estableciendo oficinas donde sea que ellos quieran.

En la década pasada se ha visto un salto cuántico en la manera en que los negocios están habilitados para funcionar, especialmente porque la tecnología ha avanzado a un punto que permite la libertad que no da una oficina tradicional. Más empresas e individuos están abiertos a trabajar desde una oficina virtual.

Un centro de negocios puede recibir correspondencia y faxes, responder el teléfono y proveer de otras funciones para darle a la gente que trabaja desde afuera los servicios de una oficina tradicional necesarios y una apariencia más profesional.

Es una evolución natural. Todos los clientes son dueños y operadores de pequeñas y medianas empresas que no encuentran necesario hacer el trabajo más pesado manteniendo una ubicación física. Con el aumento de la banda ancha y mejoras tecnológicas es fácil trabajar en un ambiente virtual. Se puede viajar por todo el mundo y estar disponible para trabajar donde sea que se esté. Muchas empresas son 100% virtuales sin papeles gracias a la tecnología y herramientas como mensajes de voz via Internet, video conferencia, etc. De hecho trabajar desde una oficina virtual ha sido tan exitoso que se han podido desarrollar más programas que ayuden al respecto como por ejemplo plataformas desde donde proyectar, manejar el tiempo y facturar que relaciona a desarrolladores, diseñadores gráficos y programadores de todo el mundo con clientes.

El desarrollo de software de servicios ofrecen plataformas para facturar, hacer estimaciones y seguimiento del tiempo hacen que casi no haya diferencias entre el trabajo virtual y en oficina física. Todo lo que se necesita independiente de donde se esté, es comunicarse y todo puede ser hecho a través de una conexión electrónica. Esto da mayor libertad de movimiento, lo que permite viajar y trabajar sin perder las fechas límite, y poder trabajar incluso en horas no establecidas. Todo esto hace que se pueda ahorrar y optimizar el tiempo.

En cambio, con el desarrollo de internet más rápido, sin cable y computadores más capaces y un cambio de mentalidad en la administración, los trabajadores están optando hacer sus horas laborales lejos de las oficinas y donde quieran. Las oficinas virtuales reducen costos y aun así se obtiene el efecto de tener una oficina real. Cuando alguien llama al número de la empresa, siempre hay una persona que contesta en vez de una grabación para dejar el mensaje y el trabajador siempre está ubicable en cualquier lugar.

Un centro de negocios puede tener un rango de clientes muy amplio, desde abogados y doctores hasta empresas internacionales que tienen clientes en el mercado local. Un importante factor es el tráfico, por lo que muchos prefieren trabajar desde casa si pueden hacerlo. Otros son no querer invertir en infraestructura y no querer gastos operativos. Desde la banda ancha y los Iphones, las herramientas tecnológicas ahora permiten trabajar y estar constantemente conectado con clientes y colegas, incluso cuando ellos están a kilómetros de distancia.

De la población total, trabajadores en gestión y ventas realizan teletrabajo.

En Estados Unidos en el año 2004 cerca de un 15% de los trabajadores no agricultores hicieron algún trabajo en casa como parte de sus tareas principales. De ellos, cerca de un tercio eran independientes y uno de cuatro tenía un contrato formal con su empleador. Un tercio de ellos estaban en cargos de manager o profesionales.

Encuestas recientes indican que las oficinas virtuales van en aumento, sobre todo por las alzas de bencina. En el 2008, un número record de empresas en EEUU permitieron a sus empleados trabajar desde casa.

El 40% de las empresas Norteamericanas evaluadas dicen que ellos ofrecen programas de teletrabajo a sus trabajadores. El alza de las bencinas, tecnología de punta y la presión por mayor flexibilidad entre la vida y el trabajo son factores que se han unido para crear un increíble aumento del teletrabajo en EEUU. Es fácil identificar ejemplos de empresas en Norteamérica que funcionan fuera de los parámetros de un espacio de oficina convencional.

¿Cuántas personas trabajan a distancia en Estados Unidos? Tendencias de crecimiento

Basado en un estudio realizado por Encuestas de la Comunidad Americana actualizado el 2013, arrojó datos de los empleados a distancia (sin incluir a los trabajadores autónomos):

2.6% de la fuerza laboral de los empleados de Estados Unidos Teletrabajan al menos la mitad de la jornada (3,3 millones de personas) y consideró la casa como su principal lugar de trabajo.

Teletrabajo creció casi 80% a partir de 2005.

El crecimiento de los empleados teletrabajadores que laboran múltiples días a la semana (sin incluir por cuenta propia) aumentó 79,7% desde 2005 hasta 2012.

Fuerza de Teletrabajo creció mientras el total de la fuerza de trabajo bajó entre el 2011-2012.

Si bien el teletrabajo creció un 3,8% desde 2011 hasta 2012, el tamaño de la general de la fuerza de trabajo empleada no autónomos disminuyó 1.5%.

Para el período de 2005 a 2012, la población de teletrabajadores creció un 79,7%, mientras que la mano de obra empleada no autónomos creció sólo un 7,1%.

Desglose de los teletrabajadores por Clase de Trabajadores

El gobierno federal tiene la mayor proporción de trabajadores a distancia:

  • Empleados federales = 3,3%
  • Trabajadores sin fines de lucro del sector privado = 2,9%
  • Trabajadores con fines de lucro del sector privado = 2,6%
  • Trabajadores estatales = 2,4%
  • Trabajadores del gobierno local = 1,2%

Crecimiento teletrabajo por Clase de Trabajador. Crecimiento dentro de los diferentes sectores de la fuerza de trabajo varía ampliamente:

  • Empleados federales = crecimiento de 421,0% (433% de los cuales se produjo entre 2005 y 2006, el año del huracán Katrina, por lo que ha disminuido en los años siguientes)
  • Empleados de gobierno estatal = crecimiento de 122.1%
  • Empleados sin fines de lucro = crecimiento de 87,6%
  • Empleados con fines de lucro = 70,4%
  • Empleados de gobierno local = 62,3%

Impacto de la recesión en el Teletrabajo. Mientras que muchos pensaron que el teletrabajo se reduciría durante la recesión, en realidad creció en casi un 16% desde 2008 hasta 2012, aunque la tasa de crecimiento, mientras que sigue siendo positiva, desde entonces ha disminuido.

Las estimaciones de los teletrabajadores menos frecuentes son muy variables. Nuestra mejor estimación es de aproximadamente 25 millones. No hay conteo anual del gobierno del total de teletrabajadores que lo hagan menos de la mitad del tiempo, y las estimaciones varían ampliamente. En 2010, basándose en su propia encuesta limitada, WorldatWork estima que 16 millones de empleados trabajaban en casa al menos un día al mes, una cifra que aumentó casi 62% entre 2005 y 2010. Extrapolando al periodo 2010-2014 se tendría el número actual de los que teletrabajan al menos un día al mes en alrededor de 25 millones.

Gobierno Teletrabajo. En el 2012 el Estatuto de teletrabajo en el Gobierno Federal muestra que el 47% de los trabajadores federales que son elegibles para el teletrabajo, sólo el 13% dice que no querrían teletrabajo, y menos del 8% lo hace una vez a la semana o más.