Herramientas tecnológicas para oficinas virtuales

Herramientas tecnológicas para Oficinas Virtuales

Cuando un profesional, emprendedor o empresario, opta por una Oficina Virtual, es porque ya está preparado para organizar su negocio trabajando desde casa o desde cualquier lugar. El trabajo a distancia es una forma de trabajo más flexible pero no por eso menos productiva ya que permite crecer laboralmente y ser más competitivo. Cada día son más las personas y las empresas que se adaptan a esta modalidad de trabajo porque necesitan mayor agilidad en gestionar su negocio, ahorrando tiempo y dinero, y porque ven que con este esquema de trabajo es más fácil demandar metas altas a sus empleados.
Para conseguir esto, es indispensable contar por un lado, con un buen servicio de Oficina Virtual, que sea eficiente y asequible en la cual podamos confiar. Y por otro lado, debemos contar en nuestro lugar de trabajo con la tecnología apropiada para el mejor desempeño en el desarrollo de la empresa y de nuestros colaboradores.
Actualmente, se han desarrollado numerosos softwares e internet ofrece una gran cantidad de servicios muy útiles para organizar nuestro trabajo.

La Nube Informática

Es importante entender que para que una empresa crezca, debemos hacernos cargo de dedicarle tiempo a aprender nuevas tecnología. Si ya tenemos un servicio de Oficina Virtual que nos facilita enormemente el desenvolvimiento de nuestro negocio, podemos además optimizar nuestro desempeño integrando nuevos conceptos como el de Nube Informática.

¿Qué es la Nube?

Una de las grandes revoluciones informáticas es la Nube, que un servicio virtual que nos permite almacenar los datos y archivos con los que trabajamos en nuestro computador o cualquier otro dispositivo, en un servidos de Internet, lo cual, entre otras cosas, nos sirve para ahorrar espacio en nuestros aparatos. Todos los datos y archivos que antes se guardaban en nuestra memoria, ahora lo podemos guardar en un conjunto de servidores a los que se puede acceder por internet.
La nube tiene grandes ventajas como lo es poder tener acceso a ella desde cualquier sitio y con distintos dispositivos (un pc fijo, una Tablet, o desde un smatphone entre otros). Otra virtud es que no es necesario instalar un programa de la Nube a cada dispositivo para tener acceso a tus datos, solo se necesita acceso a internet. Tampoco es necesario un disco duro con una gran memoria porque todos los datos se almacenan en la Nube que no ocupa espacio de tu hardware. También permite evitar tener que crear redes de computadoras porque se pueden compartir datos a través de ella. Además se puede aumentar la capacidad de la nube en la medida que las necesidades aumenten.
En general, el gran atractivo de la nube, es que contribuye a mejorar la administración y poner en contacto a los trabajadores de su empresa optimizando el tiempo y aumentando la rentabilidad de su negocio
Por lo antes mencionado, la Nube es un medio más de trabajo y la mencionamos porque está muy relacionada con otros instrumentos de trabajo que describiremos más adelante y que hoy en día son indispensables. De hecho, la nube ya es un concepto básico que debemos conocer porque actualmente gracias a ella, todas las aplicaciones y software funcionan mejor y cada vez son más quienes la usan.

Herramientas informáticas

Es muy importante contar con tecnologías rápidas que garanticen un óptimo desempeño laboral. Por eso aquí tenemos una lista de herramientas a considerar a la hora de tener un mejor rendimiento de nuestra empresa y que se complementan a la perfección con la Oficina Virtual.

1. Hardware adaptado a sus necesidades:

Tener buenos equipos que procesen de manera eficiente los datos. Hoy hay una gran oferta de computadores y diversos aparatos como teléfonos inteligentes o tablets. Asesórese bien para adquirir los más apropiados a sus necesidades.

2. Microsoft Office 365:

Es una versión para uso empresarial de Office 365 que permite trabajar con archivos desde la Nube por lo que los documentos están disponibles desde cualquier dispositivo. Es parecido al Office que todos conocemos pero más rápido y sencillo de usar. Ideal para trabajar a distancia porque se puede usar desde cualquier lugar con conexión a internet y en cualquier momento, siendo más eficiente el tiempo de respuesta y productividad. Además cuenta con herramientas de videoconferencia y con un sistema de creación de proyectos cuyos documentos multiusuarios permite discutir en tiempo real los cambios que se quieran hacer mediante la invitación a diálogos. Dependiendo de si es para la Pequeña, Mediana y Gran Empresa, se va aumentando la cantidad de dispositivos a los cuales se le puede instalar el programa.

3. Yammer:

Es una red social empresarial que se puede contratar junto con Office 365. Permite poner en contacto a sus empleados lo que mejora la colaboración y la conectividad laboral. Funciona igual que cualquier red social y con las mismas ventajas pero aplicadas a la empresa, agilizando la comunicación interna al hacerla más inmediata. Contribuye a dar una fluida comunicación entre trabajadores, facilita la gestión del conocimiento, fomenta la discusión entre empleados, lo que llevará a soluciones creativas a los desafíos de la empresa, mejora el ambiente corporativo, mantiene informados a empleados de las actividades de la empresa, cohesiona equipos y ayuda al rápido avance de los proyectos. Sin duda una herramienta que aporta valor a las empresas y muy útil en el trabajo cotidiano de éstas.

4. Lync online:

Es una interfaz que reúne varios sistemas de comunicaciones de manera integrada, como mensajería instantánea, telefonía y video. Se puede conseguir de manera independiente o como parte de Office 365. Es muy atractiva para las empresas porque puede llegar a reemplazar los sistemas para conferencias virtuales cambiando la manera de realizar reuniones reduciendo costes operativos. También mejora la gestión de la banda ancha ya que posee una función de control de admisión de llamadas que permite monitorear en qué están usando la banda ancha los empleados. Además se puede separar el tráfico que irá por WAN del que se llevará por Internet, pudiendo escoger qué requiere mejor calidad se servicio. Por otro lado varios usuarios se pueden adaptar a ella porque trabaja con aplicaciones como SharePoint y Exchange.

Oficinas Virtuales y el uso de herramientas tecnológicas

Cada día aparecen más innovaciones tecnológicas especializadas en el ámbito laboral y las Oficinas Virtuales son parte de estos avances. El objetivo de este servicio es que le permita al empresario satisfacer las necesidades de los empleados y de los usuarios.
Y en esto son muy importantes ambas, tecnología y un buen servicio de Oficina Virtual porque con el tiempo las empresas y el desarrollo profesional de toda persona, estará cada vez más ligado a un modelo más flexible de trabajo, pero también más completo, que va a necesitar de la mejores herramientas tecnológicas que respondan a la necesidad de conexión entre trabajadores y con los clientes.
Las Oficinas virtuales ofrecen un nuevo espacio de trabajo que facilitan un mayor aprovechamiento del tiempo y un aumento de productividad. Esto exige dejar atrás los antiguos modelos de computación basados en centrales de datos, y pasar a uno que deje todo al alcance de los empleados en cualquier momento y facilitarles la interacción con los clientes.
Además, las infraestructuras virtuales son seguras porque hay aplicaciones que permiten proteger los datos y también permiten monitorear los dispositivos de los trabajadores y a bajo costo.
Entonces, está claro que las compañías son cada vez más dependientes de la tecnología, por su efectividad. Por lo mismo el uso de las Oficinas Virtuales serán cada vez más solicitadas gracias a esto porque la evolución de la inteligencia artificial nos lo permite. Ambas herramientas nos ayudan a realizar un trabajo rápido, limpio y eficiente, mejorando el servicio o producto que ofrecemos y aumentando la productividad bajando costos.