Productividad oficinas virtuales

Aumento de la productividad con Oficinas Virtuales

Apple está construyendo un nuevo edificio de oficinas espectacular. Con forma de nave espacial, contará con 13.000 empleados en un espacio de 2,8 millones de pies cuadrados. Su costo de US$ 5,000,000,000 eclipsa la del complejo del World Trade Center en Nueva York por más de US$ 1 mil millones.

Para no ser menos, Google planea su propio coloso para suceder al famoso Googleplex. A su vez, Facebook y LinkedIn también están planeando nuevos proyectos de oficinas.

Hay una cosa que todos estos nuevos relucientes edificios de oficinas tienen en común: al momento en que se hayan terminado de construir, estarán obsoletos. Entre todas estas cifras alucinantes acerca de modernos y tecnológicos edificios, hay un dato importante que se ha pasado por alto. Y es que no hay ninguna mención de cómo los empleados que estarán trabajando en estas oficinas serán mucho más productivos que antes.

Eso es probablemente porque no hay datos que sugieran que los empleados de Apple producirán más o mejor en su nave espacial que en la actual 1 Infinite Loop.

Las oficinas físicas son espacios menos productivos

Cada día de trabajo, decenas de millones de estadounidenses se prepararan en casa para salir a trabajar, suben a sus autos, luego enfrentan el tráfico – a veces durante una hora o más – sólo para llegar a su oficina, solo para darse cuenta ahí que su tiempo de trabajo de calidad queda reducido a lo mínimo debido a las distracciones interminables. En los EE.UU., este solo ritual de preparación para ir a trabajar y traslado a la oficina, consume en tiempo aproximadamente 10 millones de años-persona al año.

Una vez que llegan a la puerta de la oficina, los empleados deben luchar por tiempo de calidad fragmentado para completar su trabajo entre las interrupciones en uno de los lugares menos productivos de la Tierra.

En 2005, Microsoft realizó el Microsoft Office Personal Productivity Challenge (PPC) evaluando a más de 38.000 personas en 200 países con el fin de evaluar la productividad individual de los trabajadores. Lo que encontraron no fue una sorpresa para cualquiera que haya trabajado en una oficina tradicional: mientras que las personas trabajan un promedio de 45 horas a la semana, se consideran que aproximadamente 17 de esas horas se es improductivo, es decir un abismante 38%. Una encuesta separada de Basex, una consultora que investiga Tecnologia de la Información, produjo resultados similares. Por la encuesta Basex, trabajadores citaron las siguientes técnicas utilizadas para evitar las interrupciones:

  • Rechazar el contacto visual.
  • Reubicarse en la sala de conferencias y “esconderse” Colocar la silla [como barrera] en la entrada del cubículo.
  • Poner avisos.
  • Trabajar desde casa dos días a la semana.
  • Trabajar cuando no hay nadie más alrededor.
  • Trabajar fuera de las instalaciones de Trabajo.
  • Trabaje desde su casa o mudarse a otra oficina.
  • Dejar la oficina.

Por ejemplo, en una empresa de servicios profesionales con 10.000 empleados, Basex estimó el costo anual de las interrupciones en la empresa en un asombroso US$ 400 millones. Un análisis separado en Going virtual, encontró que el costo anual total de la oficina para el negocio ascendió a más de US$ 42,000 al año por empleado en los costos duros, pérdida de productividad y absentismo.

¿Es realmente necesario un espacio físico para oficina?

A la mayoría de los gerentes nunca se les ocurriría hacerse esta pregunta que suena tan ridícula. Por supuesto las empresas necesitan una oficina. ¿Por qué? Bueno, simplemente es así. No importa que prácticamente todo lo que se puede hacer en la oficina se puede hacer online, utilizando oficinas virtuales, hay que tener una oficina física. Hay un fuerte arraigo a esta idea, siendo que es hoy en día tan contraproducente.

Si vemos que en las empresas son todos acerca de los números, números de ganancias y pérdidas, números de balance, números de investigación de mercado, números de proyección, vemos que hay una gran contradicción. Porque cuando los gerentes de empresas toman decisiones, realmente les gusta tener los números a sus espaldas, pero esto es cierto para todos los gastos principales, excepto uno: la oficina. En este ítem, si tomaran una decisión con las estadísticas en las manos, optarían sin duda por una oficina virtual.

No hay escasez de ironías en relación a la dedicación de la gestión a las oficinas tradicionales. Uno de ellos es la fe ciega en las oficinas establecidas en oposición a la idea de que las pruebas conducen al profesionalismo. En circunstancias normales, la gestión exige pruebas, sobre todo antes de tomar una decisión de inversión. Sin embargo, este rigor se arroja por la ventana cuando se trata de revisar lo costoso que es invertir, gestionar y mantener un espacio físico como oficina. A pesar de que esto es obvio, pareciera ser que en este tema no importan los hechos para, de todas maneras, aferrarse a la idea de la indispensabilidad del espacio de oficina para el negocio. Mientras que hay un sinnúmero de estudios que documentan los beneficios de la oficina virtual, no hay ninguna afirmación de la capacidad de la oficina tradicional para multiplicar los recursos.

Un historiador norteamericano una vez señaló que las extraordinariamente altos bajas en la Guerra Civil fueron atribuibles al hecho de que los comandantes militares estaban utilizando tácticas de estilo antiguo con armas muy modernas. Lo mismo se puede aplicar actualmente en Silicon Valley, donde existe una relación inversa entre la fascinante sofisticación de productos de alta tecnología con la gestión y mejoras en las prácticas de esas empresas. De hecho, muchos empleados Valley utilizan los servicios de sus propias empresas de alta tecnología prácticamente en sus anticuados cubículos de oficina.

El General Patton dijo una vez: “fortificaciones fijas son monumentos a la estupidez del hombre.” Las ciudadelas corporativas de la Autopista 101 en San Francisco, California son un magnífico ejemplo de esto.

Por todas estas razones, podemos decir que la mejor opción para cualquier empresa es funcionar desde una oficina virtual.

Evite un gasto innecesario y aumente la productividad con las oficinas virtuales

En el mundo del trabajo se verá un fuerte cambio, y de las clásicas oficinas se pasará al uso de oficinas virtuales. Los cubículos y oficinas tradicionales están siendo eliminados. El cambio hacia el teletrabajo se ha estado construyendo lentamente a lo largo de los últimos diez años, y ahora se está acelerando. Cada vez más empresas están descubriendo que tener equipos de empleados virtuales es mejor para su presupuesto, mejor para su producto final, y por lo tanto de manera integral, mejor para su empresa.

Hay miles de razones por las que un cambio hacia los empleados virtuales es inteligente para muchas empresas, y casi todas estas razones se aplican a formar un equipo de trabajo virtual. Es muy común para las empresas de hoy a emplear equipos virtuales, y por buenas razones. He aquí un vistazo más de cerca, a tres beneficios de contar con un equipo virtual.

1. Ahorra dinero en su espacio de oficina

Éste requiere de un cálculo económico bastante simple: tener empleados cuesta dinero a su negocio. Entonces, si usted pudiera reducir algunos de los costos de tener empleados, sin sacrificar la calidad de éstos o de su producto, entonces eso sería una ventaja grande para su negocio.

Pasar a tener una oficina virtual hace exactamente eso. Puede recortar en el espacio de oficina, y todo lo que ello conlleva: el costo de alquiler, el costo de muebles, el costo de tecnología, el costo de la electricidad, etc.

Eso puede no parecer un gran ahorro sobre una base del día a día, pero en el transcurso de un año de trabajo, costear la mantención de empleados cuesta a las empresas una gran cantidad de dinero en recursos.

Algunas personas tienen la idea errónea de que deshacerse de un espacio de oficina puede ser perjudicial, porque creen que el intercambio de ideas, las reuniones cara a cara, y la colaboración, se dan tan solo presencialmente. Pero con la tecnología moderna, esa mentalidad es anticuada. Con las herramientas de videoconferencia como Skype por ejemplo, la intimidad y la accesibilidad de una oficina se pueden recrear virtualmente, y por un costo mucho menor.

2. Ampliar su alcance

Cuando usted contrata a un equipo para trabajar en su oficina, se está limitando su ámbito de aplicación, porque solo puede contratar a los empleados de su ciudad, que estén dispuestos a viajar a su oficina. La contratación de personal para formar un equipo de empleados virtuales, sin embargo, aumenta considerablemente su ámbito de aplicación. Si está montando un equipo remoto, no se limitan a los candidatos en su ciudad, o incluso su país.

Usted tiene acceso a un número mucho mayor de empleados potenciales, que no sólo le permite encontrar mejores candidatos, sino que también los candidatos más baratos. Cuanto más grande es la piscina para elegir, mayor será la probabilidad de encontrar la mejor opción para su equipo.

3. Aumentar la Flexibilidad

Una de las razones por las que el teletrabajo se ha vuelto tan popular es debido a la flexibilidad que crea. En lugar de estar confinados a las oficinas y de 9 a 6, los empleados pueden trabajar donde funcionan mejor, y cuando funcionan mejor, lo que aumenta la calidad y cantidad de trabajo. Tradicionalmente, en un espacio físico, los equipos trabajan en un horario fijo, pero los equipos virtuales – debido a su flexibilidad – por lo general trabajan en una base fecha límite del proyecto, y son por lo tanto más productivos y más consistente, evitando además las horas extra.

La utilización de un equipo virtual puede ser el mejor ejemplo de lo que es trabajar más inteligentemente. Disminuye los límites que una oficina tradicional tiene, tanto literal como figurado. Aumenta la flexibilidad, la productividad y la felicidad de los empleados. Es un ganar-ganar.