potenciar su oficina virtual

5 maneras de potenciar su Oficina Virtual

Cuando se trata de administrar un negocio, siempre trataremos de que nuestros pies estén firmemente en la tierra, pero a la vez las herramientas tecnológicas nos ayudan a que nuestros datos y la forma de administrar estén en línea, es decir, que podemos manejar nuestro negocio virtualmente, sin ir en desmedro de nuestros propósitos. Y esto ayuda a que una empresa puede ser llamada como tal aun teniendo solo dos personas trabajando en ella, porque podemos conectarnos con el mundo exterior haciéndonos parecer mucho más grandes, gracias a una buena oficina virtual y a las aplicaciones. Para concretar nuestras labores, hoy en día nos podemos apoyar en gran medida de las aplicaciones que están libres en la Web, como calendarios y apps de contabilidad. Hay muchas herramientas de colaboración que nos permiten trabajar con los colegas incluso de otra parte del mundo. Mejor aún, muchos de los servicios que podemos encontrar son gratis, por lo menos, en los básicos.
Lo bueno de optar por una oficina virtual es que no es necesario preocuparse de dejar sus datos o software en un equipo porque estarán en la nube y se puede acceder a ellos cuando lo necesite. Incluso si no tiene conexión a internet, hay aplicaciones en línea que están ofreciendo acceso sin conexión para que pueda seguir trabajando.

He aquí cinco maneras para que usted también pueda hacer que su negocio virtual.

1. Contratar a una recepcionista virtual

Puede que su negocio sea pequeño, pero con las herramientas adecuadas, contestar el teléfono de manera apropiada puede sonar como una gran empresa. Es importante contratar un servicio de oficinas virtuales serio en ese sentido, porque la primera impresión es muy importante a la hora de hacer negocios.

Al mismo tiempo y de forma paralela, usted puede usar Skype para las llamadas salientes. Usted tiene que descargar el software en su equipo, pero su directorio e historia de llamados reside en los servidores de Skype, accesibles a cualquier computador conectado. Llamar a otros usuarios de Skype es gratis. Para llamar a teléfonos fijos o teléfonos celulares, puede comprar minutos de SkypeOut. Con Skype podemos establecer conferencias gratuita con hasta nueve otras personas, aunque la calidad varía según la conexión neta de cada persona.

2. Utilece aplicaciones online

Usted no tiene que cargar con un computador portátil lleno de información, o con correo electrónico repleto de interminables revisiones de los mismos documentos de ida y vuelta con sus colegas. Para eso es que están las oficinas virtuales. Y también hay aplicaciones en la nube, como Google Docs y Zoho Office, que convierten su navegador en un procesador de textos, una hoja de cálculo, o cualquier otro software de escritorio, y le permite almacenar sus documentos en la web por lo que son accesibles (y compartible) desde cualquier lugar. Google Docs sirve como procesador de textos, una hoja de cálculo y un programa de presentaciones. Zoho ofrece todo eso y mucho más: correo electrónico, gestión de proyectos, un wiki, un creador de base de datos, facturación, conferencias web, y otras aplicaciones.

Es cierto que este tipo de aplicaciones en línea no son tan poderosas como los que vienen con en los paquetes de “Microsoft” o incluso las gratuitas de OpenOffice. Pero ellos son muy útiles cuando no tenemos a mano nuestros computadores y necesitamos acceder a los archivos, o cuando estamos trabajando con personas repartidas en diferentes zonas horarias. Google Docs puede incluso enviar una alerta por e-mail si alguien ha realizado cambios en un archivo. Mejor aún, Google y Zoho ofrecen acceso sin conexión. Al descargar e instalar Google Gears, usted podrá de abrir los archivos que ha creado cuando una conexión de red no está disponible, y luego sincronizarlos con una copia de seguridad cuando se vuelve a conectar.

La Web está llena de otras aplicaciones de colaboración, pero la mayoría de ellos te cobran por el privilegio de usarlos. Hasta ahora, Google Docs y Zoho Office son 100% gratis.

3. Obtenga un Asistente Personal Robótico

Podemos utilizar Highrise. Esta herramienta de CRM en línea, es una aplicación Web inteligente que hace casi todo lo que un secretario personal podría hacer.

Por ejemplo, la última cosa que necesita es una libreta de direcciones desorganizada. Entonces Highrise lo que hace, es redirigir sus correos electrónicos a una dirección especial en “dropbox”, y los datos del destinatario se une a la base de datos de contactos de forma automática. A continuación, puede copiar y pegar su número de teléfono, dirección física, y otra información. (También puedes subir V-cards o importar libretas de direcciones completas de Outlook y otros gestores de contactos).

Pero Highrise es realmente más sobre la organización de su vida laboral y mantener el rumbo en su empresa. Usted puede crear un “caso” para cada proyecto, los contactos asociados con cada caso, añadir notas y subir documentos, compartir el caso con sus colegas, y añadir tareas para cada persona para realizar. Highrise es gratuito para dos usuarios y ofrece hasta 250 contactos; también hay planes pagados que permiten a múltiples usuarios intercambiar archivos, colaborar en los casos, y compartir miles de contactos.

Cuando necesitamos una completa gestión del proyecto, también está Basecamp, que nos permite crear hitos y verlos en un calendario, hacer un seguimiento de las sucesivas versiones del mismo documento, y hacer muchas cosas más. Puede administrar un proyecto con usuarios ilimitados de forma gratuita; para múltiples proyectos, está la opción pagada.

4. Externalizar sus calendarios

Para potenciar el uso de su oficina virtual, Google Calendar es una gran herramienta. Se puede crear calendarios para todos quienes trabajen en su organización y compartirlos; podrá ver las citas de todo el mundo en una pantalla haciendo clic en cada cuadro del calendario. Google envía alertas a su bandeja de entrada de correo electrónico y a su teléfono celular cuando está a punto de perder una cita, e incluso se puede sincronizar con el calendario de su Windows Smart Phone. La desventaja es que diferencia de Google Docs, el servicio de calendario no tiene capacidad en línea.

Afortunadamente, hay una alternativa maravillosa en Scrybe, que permite actualizar su calendario, incluso cuando no estés conectado, y luego sincronizarlo cuando se vuelva a conectar. Scrybe ofrece algunas características muy útiles, como la capacidad de ampliar y reducir en determinados días o franjas horarias y producir calendarios en miniatura en el papel real. La mala noticia: Al igual que Google GrandCentral, Scrybe ha cerrado su beta pública por ahora, por lo que usted necesita para encontrar un usuario Scrybe simpático que lo invite.

5. Haga Meet and Greet virtual

En estos días, usted puede hacer muchas de sus reuniones virtualmente. Y existen un montón de herramientas que pueden ayudarle exponer sus planes sin moverse de su escritorio. Lamentablemente la mayoría de ellos cuestan más de lo que queremos pasar.

Pero si usted sólo de vez en cuando necesita de reuniones, FreeConference.com es una alternativa razonable. El servicio gratuito estándar le permite programar reuniones informativas por teléfono hasta 4 horas de duración para hasta 150 contactos. Si desea grabar las sesiones, tendrá que pagar un monto mensual. Además, ofrece algunas ofertas temporales como demostraciones en vivo o uso de PowerPoint a su público sin cargo o a un módico precio.